Le “Curve” di Farinella

LE FUNZIONI DI EFFICIENZA NEL MAGAZZINO

Dopo un quarto di secolo passato ad informatizzare, se non automatizzare, l’attività nei magazzini, mi sono reso conto di come il tasso di efficienza, misurato con un qualsiasi KPI, sia strettamente e matematicamente connesso ad altre variabili, prime fra tutti il n. degli operatori, il tempo e l’applicazione o meno di un Sistema.

Spendo prima di tutto due parole sul “Sistema”, scritto volutamente con la “S” maiuscola, perché implementare un Sistema in magazzino non significa solo acquisire ed installare un software (WMS), per quanto potente e flessibile, ma fornire agli addetti gli “strumenti” più efficaci (dal terminale WiFi al giusto carrello, dallo scaffale ideale all’eventuale semi/automazione di alcuni processi), il tutto inquadrato in una solida organizzazione, che parte dalle più remote (rispetto al magazzino) funzioni aziendali e dove le esigenze (dei clienti, del mercato) e i flussi di merce (interni ed esterni) siano chiari e definiti prima ancora di aver scelto Software & Strumenti.

Ecco allora l’Equazione di Efficienza nel Magazzino, semplice ed efficace come la ben più nota E=MC²:

E=(O x S)^SW

 …dove E = Efficienza, misurata con uno o più KPI rilevanti, come il basso tasso d’errore, il n. di missioni eseguite o il n. di colli spediti nell’unità di tempo, la diminuzione dei costi d’esercizio, ecc…, O=Organizzazione, S=Strumenti, il tutto elevato a potenza dal Software.

Da notare che Organizzazione & Strumenti sono due variabili in prodotto, che crescono in maniera più che proporzionale una in funzione dell’altra; il SW è a potenza, ed esalta esponenzialmente Organizzazione x Strumenti, ma che porta ad una E molto modesta, se non nulla, se il prodotto vale 1 o… zero (e basta che uno dei due sia zero per rendere zero anche l‘altro!!!!!)

Tornando alle relazioni tra variabili, esaminiamo ora, su grafico cartesiano, l’andamento del rapporto Efficienza su Costi (in ordinata), al crescere del numero degli Operatori (in ascissa):

Ne deriva una curva che io chiamo “a profilo di elefante”: salita molto rapida, all’inizio, quando gli addetti impiegati sono pochi; poi si entra abbastanza rapidamente in un’area di “stabilità” dove, curiosamente, aumentare gli addetti ai processi di magazzino non aumenta, se non minimamente, il tasso di efficienza. Successivamente assistiamo ad un decadimento repentino, che poi fa tendere a zero l’Efficienza ragionando senza limite sul numero degli addetti impiegati!

E, se ci riflettiamo, è un risultato prevedibile e di buon senso: portare in magazzino gli addetti da 1 a 2 ne quadruplica l’efficienza (anche se raddoppio i costi); in seguito, l’efficienza cresce sempre meno ed i costi sempre di più, fino al punto di… non ritorno.

Introdurre un Sistema (sempre con la S grande) che porti all’ottimizzazione dei processi di magazzino, sposta il grafico in una zona decisamente più alta:

La riga rossa ci dice che, con un Sistema di supporto, il tasso di efficienza del magazzino cresce in modo più repentino ma anche più armonico: ovviamente, ad un certo punto, si raggiunge l’area di stabilità, ma ad un tasso di efficienza comunque molto più elevato (in media +30 / +40 %); proseguendo, si arriverà ad un inizio di caduta, ma di nuovo con uno spostamento più avanti nel grafico, come a dirci, con la forza di un teorema matematico, che pochi operatori disorganizzati producono comunque più danni di troppi operatori organizzati!

Analizzando queste curve di tendenza è facile capire perché per certe aziende implementare un Sistema di Gestione Operativa di Magazzino  può essere troppo presto (e forse inutile, almeno nell’immediato), mentre per altre è addirittura troppo tardi: quelle sul barato o già sprofondate in esso sono fortemente a rischio, per l’impossibilità nel breve di concretizzare quel “saving” di cui, specie di questi tempi, c’è molto bisogno!

Un’altra relazione interessante è l’andamento tra il tasso di efficienza medio tra tutti gli operatori e lo scorrere del tempo: in uno scenario senza Sistema e con operatori fissi, il grafico appare come segue:

Vi leggiamo una crescita abbastanza veloce dell’efficienza media, per approdare altrettanto rapidamente all’area di stabilità, dove tutti gli operatori si attestano, chi più chi meno, su uno “standard” medio di efficienza.

Aggiungendo fra le variabili il crescere degli operatori, notiamo che il grafico assume un andamento molto più irregolare:

…ed è sensato perché il tasso di efficienza medio subisce forti variazioni ogni volta che introduciamo un nuovo operatore da formare, e, di nuovo, con più aumentano gli operatori, e con più aumentano le “flessioni” di efficienza verso il basso, con l’andare del tempo!

La curva blu, che ormai sappiamo indicare una tendenza in assenza di Sistema, ha poco significato se non la confrontiamo con la linea rossa, che ci indica la stessa situazione, ma con il Sistema di supporto:

Ed ecco che appare subito evidente come il tasso medio di efficienza, con operatori supportati dal Sistema, si attesti da subito su valori molto più elevati e con una curva di apprendimento più ripida, rispetto al tempo che passa: come a dire che il Sistema permette al peggior addetto di raggiungere rapidamente un’efficienza paragonabile, se non sovrapponibile, a quella del migliore degli operatori.

Anche le “oscillazioni” all’introduzione di un nuovo addetto sono molto più contenute (anche se inevitabili, perché “fisiologiche”): ci dicono che un nuovo addetto, supportato dal Sistema, raggiunge in breve il tasso di efficienza dell’operatore più esperto, con tutti  i vantaggi che questo comporta!

Ancora una volta, si tratta di capire dove si posiziona la nostra l’azienda sul grafico: è una startup con pochi addetti alla Logistica? Non è il caso di preoccuparsi, almeno nel breve. Ma basta andare poco più avanti nel tempo e aumentare di poco gli operatori che la differenza fra la riga “blu” e quella “rossa” si traducono in denaro risparmiato o guadagnato, con un andamento asintotico più che proporzionale.

Paolo Farinella

INCAS SPA